Cómo descargar masivamente los CFDI del SAT con la e.firma

Descargar las facturas de un cliente desde el portal del SAT, una por una o en lotes pequeños, funciona para un mes tranquilo. Para un despacho con decenas de RFC, cada cierre se vuelve horas de clics. Para eso existe la descarga masiva de CFDI: un servicio del SAT que entrega en paquetes todos los comprobantes de un periodo.

Qué necesitas

• La e.firma vigente del contribuyente: el certificado (.cer), la llave privada (.key) y su contraseña.
• No sirve el CSD (el certificado de sello digital con el que se facturan los CFDI): la descarga masiva se autentica sólo con la e.firma.
• No necesitas la contraseña CIEC.

Antes de empezar, revisa la fecha de vencimiento de la e.firma: una e.firma vencida no puede autenticarse y la descarga falla.

Cómo funciona, paso a paso

El servicio del SAT no entrega los archivos al instante. Funciona en cuatro pasos:

1. Autenticación. Con la e.firma se obtiene un permiso temporal para hablar con el servicio.
2. Solicitud. Se indica qué se quiere descargar: periodo (fecha inicial y final), comprobantes emitidos o recibidos, y si se quieren los XML completos o sólo los metadatos (un resumen con RFC, importes, fechas y estatus de cada CFDI).
3. Verificación. El SAT prepara la solicitud por su cuenta. Puede tardar minutos u horas, según la carga del servicio y el número de comprobantes; hay que consultar periódicamente si ya está lista.
4. Descarga. Cuando está lista, el SAT entrega uno o más paquetes ZIP con los XML o los metadatos.

Consejos para que no falle

• Pide periodos razonables. Para contribuyentes con mucho movimiento, conviene dividir el año en meses en vez de pedirlo completo.
• No repitas la misma solicitud una y otra vez. El SAT limita las solicitudes repetidas con los mismos datos; si una solicitud ya está en proceso, espera su resultado.
• Usa los metadatos para revisar el estatus. Los metadatos indican si un comprobante está vigente o cancelado, algo clave antes de deducir un gasto o acreditar IVA.
• Guarda los XML ordenados por RFC y periodo. Te ahorra tiempo en el cierre, en la DIOT y ante cualquier revisión.
• Cuida las e.firmas de tus clientes. Son su identidad ante el SAT: guárdalas cifradas y nunca las compartas por correo o chat.

Para toda la cartera, sin estar pendiente

Hacer esto a mano para cada cliente, cada mes, es justo el trabajo que conviene automatizar. Con ArgosXML registras la e.firma de cada cliente una sola vez (queda cifrada en tu equipo) y la app programa las descargas, espera a que el SAT las prepare y guarda los XML ordenados, sin que tengas que vigilar cada solicitud.